Einstellungen

Hier können die notwendigen Einstellungen vorgenommen werden. Eingestellt werden können:

• Zeitschrift wechseln
• E-Mails und Mitteilungen
• Hefte
• Benutzer
• Zeitschrift(en)
• Wartung

Zeitschrift wechseln

Benutzer, die Berechtigungen für mehre Zeitschriften haben, können hier zwischen den Zeitschriften wechseln. Die Funktionen der Oberfläche beziehen sich jeweils nur auf die ausgewählte Zeitschrift.

E-Mails und Mitteilungen

Hier wird es in Kürze möglich sein, die E-Mail-Texte und weiteren Mitteilungen, die das System an Autoren (und die Schriftleitungen) versendet, einzusehen und an die jeweilige Zeitschrift individuell anzupassen.

Hefte

Benutzer

Zeitschrift(en)

Die Zeitschriften-Einstellungen können nur von berechtigten Benutzern (Userlevel 6) eingesehen und von den Schriftleitern selbst (Userlevel 9) geändert werden. Nur der höchste Administrator (Adminlevel 9) kann neue Zeitschriften anlegen.

Bei den Zeitschriften kommen folgende Felder in den Einstellungen vor:

Id

Die Id der Zeitschrift wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.

Titel

Der volle Titel der Zeitschrift.

Kurzname

Der etablierte Kurzname der Zeitschrift.

Gramm. Geschlecht (Zeitschrift)

Das grammatikalische Geschlecht der Zeitschrift (maskulinum, femininum, neutrum). Die Artikel und Possessivpronomen in den Texten werden

Verlag

Der Verlag, in dem die Zeitschrift erscheint.

Hefte pro Jahr

Anzahl der Hefte, die von der Zeitschrift im Jahr erscheinen. Die Zahl muss gerade sein.

Druckseiten (regelm.)

Anzahl der Druckseiten, mit denen die Zeitschrift regelmäßig erscheint. (Wird in verschiedenen E-Mails verwendet, um für Verständnis für einen späten Publikationszeitpunkt zu werben.)

Beitragszähler

Interner Zähler der über das System verwalteten Beiträge. Der Wert kann nicht verändert werden.

Name d. SL (lang)

Der Name des Schriftleiters, des letztverantwortlichen Redakteurs mit allen Titeln pp. Für die SpuRt z.B.: Prof. Dr. Jan F. Orth LL.M. (UT). Wird für die Erstellung der E-Mail-Signatur und des Honorarbogens verwendet.

Name d. SL (kurz)

Der Name des Schriftleiters ohne Titel pp. Für die SpuRt z.B.: Jan F. Orth. Wird für die E-Mail-Unterschrift verwendet.

Geschlecht des/der SL

Das Geschlecht des Schriftleiters/der Schriftleiterin. Artikel und Possessivpronomen pp. werden aufgrund dieser Einstellung angepasst.

E-Mails im Namen d. SL

Gibt an, ob die System-E-Mails immmer im Namen des Schriftleiters (für die SpuRt: "Mit freundlichen Grüßen, Jan F. Orth") oder i.A. des gerade eingeloggten Benutzers (für die SpuRt zB: "Mit freundlichen Grüßen, Falk Matthies, SpuRt-Schriftleitung") unterschrieben werden. Diese Option hat keinen Effekt bei nicht manuell ausgelösten Benachrichtigungen, wie etwa Wartungs-Mitteilungen. Diese werden immer im Namen des Schriftleiters verschickt.

Funktionspostfach der Sltg.

Die E-Mail-Adresse für das Funktionspostfach der Schriftleitung, also ein E-Mail-Postfach, das personenunabhängig ist und auf das alle Mitglieder der Schriftleitung zugreifen können (z.B. bei der SpuRt: spurt@janforth.de, die E-Mail-Adresse spurt@beck.de wird darauf weitergeleitet.) Über dieses Postfach werden die Mitteilungen des Systems versendet.

IMAP-Server

Der IMAP-Server für dieses Postfach.

Kopie der E-Mails speichern

Die Angabe, ob eine Kopie der ausgehenden System-E-Mails gespeichert werden soll.

SMTP-Server

Der SMTP-Server für das Funktionspostfach, über den die ausgehenden E-Mails vom System versandt werden.

Accountname für IMAP/SMTP-Server

Der Accountname für den Login für das Funktionspostfach (häufig identisch mit der E-Mail-Adresse).

Passwort für IMAP/SMTP

Das Passwort für den Login für das Funktionspostfach am IMAP- und SMTP-Server.

Weitere Zeile (Sltg.)

Weitere Zeile für die Anschrift der Schriftleitung, wie sie in der E-Mail-Signatur oder auf dem Honorarbogen verwendet wird. Dieser Wert kann frei bleiben. Häufig steht hier ein Büro- oder Institutsname, z.B. bei der SpuRt: „Forschungsstelle Sportrecht der Universität zu Köln“

Anschrift 1 (Sltg.)

Erste Anschriftenzeile der Schriftleitung, in der Regel stehen hier Straße und Hausnummer oder ein Postfach.

Anschrift 2 (Sltg.)

Zweite Anschriftenzeile der Schriftleitung, in der Regel stehen hier PLZ und Ort.

Telefon (Sltg.)

Die Telefonnummer der Schriftleitung (Zentrale/Vorzimmer).

Telefax (Sltg.)

Die Telefaxnummer der Schriftleitung.

E-Mail d. Sltg.

Die E-Mail-Adresse der Schriftleitung, wie sie in der E-Mail-Signatur oder auf dem Honorarbogen erscheinen soll. Sie kann sich von der Postfach-E-Mail-Adresse unterscheiden, wie etwa bei der SpuRt. Hier ist bei der SpuRt „spurt@beck.de“ eingetragen und das Funktionspostfach ist „spurt@janforth.de“.

Prefix der Beck-Id

Das Prefix der Zeitschrift, das die Flowmags-Software im Beck-Verlag für die Erstellung der Beck-Id verwendet.

Automatische Nachrichten/Wartung

Angabe, ob die Zeitschrift an regelmäßigen Wartungsläufen teilnimmt. Hier werden eine Vielzahl der automatischen Nachrichten versandt.

Zeitschrift ist aktiv

Dient der Deaktivierung der Zeitschrift im System. Eine Änderung kann nur der Systemadministrator vornehmen.

Zeitschrift ist gelöscht

Wenn die Zeitschrift als gelöscht markiert ist, wird sie weder gewartet oder angezeigt. Eine Änderung kann nur der Systemadministrator vornehmen.

öffentlich

Informationen zu der Zeitschrift werden in der SLT-App nur angezeigt, wenn hier „ja“ eingetragen ist. Es wird ein Titelblatt der Zeitschrift im .jpg-Format und ein Informationstext im .txt-Format erwartet. Dateiname ist der Kurzname der Zeitschrift. Die Dateien müssen im Verzeichnis ./slt/journals liegen.

Wartung

Die Wartungseinstellungen können global (für alle Zeitschriften, das kann nur der Systemadministrator Adminlevel 9) eingestellt werden oder auch lokal für die jeweiligen Zeitschriften. Lokal können die Wartungseinstellungen erst ab Userlevel 6 eingesehen und nur vom Schriftleiter selbst (Userlevel 9) abgeändert werden. Ist eine Option global deaktiviert, kann sie lokal nicht aktiviert werden. Umgekehrt ist es natürlich möglich. Es sind folgende Werte vorgesehen:

letztes Updates Access-Tokens

Datum, an dem die Access-Tokens für die Autoren und Benutzer letztmals aktualisiert worden sind. Sie werden standardmäßig an jedem 1. eines Monats aktualisiert. Der Wert ist nicht abänderbar. (Internes Datum, Info nur für den Systemadministrator.)

letzte Umwandlung E-Mails in Kleinbuchstaben

Datum, an dem alle E-Mail-Adresse in der Datenbank ausschließlich auf Kleinbuchstaben gesetzt worden sind. Dies wird einmal täglich kontrolliert. Der Wert ist nicht abänderbar. (Internes Datum, Info nur für den Systemadministrator.)

Benachrichtigung, wenn die Tokens aktualisiert wurden

Einstellung, ob eine Benachrichtigung verschickt werden soll, wenn das Wartungsskript die Tokens aktualisiert hat. (Internes Datum, Info nur für den Systemadministrator.)

PushNotifications versenden

Einstellung, ob das Wartungsskript neben den E-Mail-Nachrichten auch PushNotifications versenden soll

Path zu "MakeDocs" auf dem Server

(Internes Datum, Info nur für den Systemadministrator.)

erster Wartungslauf

Datum, wann das Wartungsskript erstmals (für dje jeweilige Zeitschrift) ausgeführt worden ist.

als gelöscht markierte Beiträge aus der Datenbank entfernen

Gibt an, ob als gelöscht markierte Beiträge nach 3 Monaten automatisch und endgültig aus der Datenbank entfernt werden soll

Autoren-Erinnerung für persönliche Daten

Gibt an, ob Autoren eine E-Mail-Erinnerung erhalten sollen, wenn Sie Ihre persönlichen Daten nicht ergänzt bzw. die Datenschutzerklärung nicht abgegeben haben.

Autoren-Erinnerung: Abrechnungsdaten ergänzen

Einstellung, ob Autoren, die – obwohl sich die Publikation des Heftes nähert, in dem ein Beitrag von ihnen veröffentlicht wird – Ihre Abrechnungsdaten noch nicht (vollständig) eingetragen haben, eine Erinnerung an die Eintragung der Abrechnungsdaten erhalten.

Honorarbogen bei ident. Beck-ID autom. setzen

Gibt an, ob das System bei Beiträgen mit identischer Beck-ID (so etwa bei Rechtsprechungsbeitrag und zugehöriger Anmerkung) bei beiden Beiträgen den Honorarbogen als vorhanden markiert, wenn er bereits für einen der Beiträge als eingegangen markiert wird und der Autor für beide Beiträge identisch ist

Autoren-Erinnerung: Honorarbogen zurücksenden

Einstellung, ob das System Autoren daran erinnern soll, den übersandten Honorarbogen zurückzusenden. Es erfolgen maximal drei (3) Erinnerungen im Abstand von jeweils zwei (2) Tagen.

Autoren-Erinnerung: Nahender Redaktionsschluss

Gibt an, ob das System die Autoren an den nahenden Redaktionsschluss erinnern soll. Die erste Erinnerung erfolgt drei (3) Wochen, die zweite Erinnerung erfolgt eine Woche (1) vorher und die dritte Erinnerung drei (3) Tage vorher. Die Erinnerung wird nur versandt, solange der Beitrag nicht als eingetragen markiert ist.

Autoren-Erinnerung: Nahender Abgabetermin

Wie vor. Bezieht sich nur auf einen eingetragenen Abgabetermin und nicht auf den zum Heft angegebene Redaktionsschluss

Autoren-Erinnerung an Projekt ohne Abgabefrist

Einstellung, ob die Autoren an Projekte ohne Abgabefrist erinnert werden sollen. Die Erinnerung erfolgt alle 30 Tage und bis zu 10 mal. Danach wird das Projekt abgebrochen und der Status auf "nicht eingegangen" gesetzt. Siehe auch: Status 9-nicht eingegangen

Sltg.-Erinnerung: Unbearbeitete Beiträge

Gibt an, ob das System Schriftleitungen daran erinnern soll, dass im System seitens der Schriftleitung unbehandelte Beiträge vorliegen. Die Erinnerung erfolgt für Beiträge, die eingegangen sind, bei denen aber noch nicht über die Annahme entschieden wurde, alle zwei (2) Wochen. Bei Beiträgen, die angenommen sind, bei denen aber noch nicht über den Publikationszeitpunkt (Einteilung zu einem bestimmten Heft) entschieden wurde, alle vier (4) Wochen.

Sltg.-Erinnerung: Überfällige Publikation

Einstellung, ob das System die jeweilige Schriftleitung an die Publikation des Heftes (mit der Funktion Publizieren im Bereich Beiträge, siehe dort), vorgenommen hat. Diese gilt als überfällig, wenn der Zeitpunkt der Abgabe bei der Setzerei um mehr als 7 Tage überschritten ist. Die Erinnerung erfolgt täglich. Der Schriftleiter (Userlevel 9) kann das Heft manuell als publiziert markieren (SLT->Einstellungen->Hefte), ohne dass dann die jeweiligen Beiträge als publiziert markiert werden würden. Dies ist ein Ausnahmefall. Sind für das Heft Beiträge vorgesehen, erfolgt eine Warnmeldung und eine zweite Sicherheitsabfrage.

Sltg.-Erinnerung: Überfällige Abrechnung

Gibt an, ob das System an die Abrechnung des Heftes, also die Übersendung der notwendigen Abrechnungsdaten sowie der Honorarbögen an die Honorarabteilung des Verlags C.H. Beck, erinnert werden soll. Ist diese Option aktiviert, erinnert das System beginnend zwei Tage nach der Publikation täglich an die Abrechnung des Heftes, bis die Abrechnung in SLT->Einstellungen->Hefte mit einem Klick auf "abrechnen" in der Spalte des betreffenden Heftes vermerkt wurde.

Sltg.-Erinnerung: Überfällige Versendung Belegexemplare

Gibt an, ob das System an die Versendung der Belegexemplare an die Autoren, also an die Übermittlung der entsprechenden Adressdaten an die zuständige Stelle im Hause des Verlags C.H. Beck erinnern soll. Ist diese Option aktiviert, erinnert das System beginnend zwei Tage nach der Publikation täglich an die Versendung, bis die Adressen für die Versendung über die „Beiträge“-Seite ausgegeben werden oder die Versendung in SLT->Einstellungen->Hefte mit einem Klick auf "versandt" in der Spalte des betreffenden Heftes vermerkt wurde.

E-Mail-Adressen in Kleinbuchstaben umwandeln

Einstellung, ob die E-Mail-Adressen der Autoren einmal täglich in ausschließlich Kleinbuchstaben umgewandelt werden sollen.

Access-Tokens regelmäßig updaten

Einstellung, ob die Access-Tokens der Autoren und Benutzer einmal monatlich aktualisiert werden sollen.

Dokumentation aus Github automatisch erstellen

Gibt an, ob das System diese Dokumentation automatisch aus der aktuellen auf Github hinterlegten Fassung aktualisieren soll.

erledigte Artikel als gelöscht markieren

Gibt an, ob erledigte Artikel automatisch als gelöscht markiert werden soll, nachdem an ihnen drei Monate lang keine Veränderung mehr vorgenommen wurde.

Überholte Notifications löschen

Gibt an, ob nicht mehr benötigte „Notifications“ (E-Mail-Versendungs-Vermerke in der Tabelle „Benachrichtigungen“) automatisch gelöscht werden sollen.

letzter Wartungslauf

Zeit an, wann bei der Zeitschrift der letzte Wartungslauf ausgeführt wurde.