Beiträge
Bei Seite für die Verwaltung der Beiträge handelt es sich um eine ganz zentrale Seite des SLT-Zeitschriftenredaktionssystems. Hier können neue Beiträge erstellt und bei vorhandenen Beiträgen die notwendigen Operationen vorgenommen werden.
Kopfzeile
Die Seite beginnt mit der Kopfzeile. Ein Klick auf sie führt zum Hauptmenü.
Filter
Im Textfeld „Filter“ kann eine Zeichenfolge eingegeben werden, nach der innerhalb der Beiträge gesucht werden soll. Es werden nur Beiträge angezeigt, welche den Filtervorgaben entsprechen. Es wird in der ID, im Titel und in den Namen von Autor und Co-Autor gesucht. Nach der Eingabe des Suchbegriffs klicken Sie auf die Schaltfläche „Setzen". Wird der Filter nicht mehr benötigt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.
Publizierte Beiträge anzeigen
Dies ist ein weiterer Filter. Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit werden Beiträge, die bereits publiziert sind (sich also in einem bereits in einem in der Druckerei gedruckten Heft befinden), nur noch dann angezeigt, wenn das Kontrollkästchen hinter „Publizierte Beiträge anzeigen“ aktiviert ist.
Aktuelles Heft
Gibt das programmseitig ermittelte „aktuelle Heft“ an. Dies ist das Heft, von dem die Software erwartet, dass derzeit die meisten Arbeiten an ihm vorgenommen werden. Das aktuelle Heft ist das erste Heft aus der Hefte-Datenbank, das derzeit noch nicht publiziert ist. Dies gilt aber nur solange, wie das Heft nicht überfällig ist. Das SLT-Zeitschriftenredaktionssystem geht davon aus, dass das Heft überfällig ist, wenn der Abgabetermin bei der Druckerei um 7 Tage überschritten ist. In diesem Fall erinnert das SLT-Zeitschriftenredaktionssystem die Schriftleitung daran, die Publikation des Heftes auch im Programm vorzunehmen.
Zeitschrift
Hier ist die Zeitschrift angegeben, für die der aktuelle Benutzer gerade eingeloggt ist.
Letztes Heft publizieren
Hier kann das letzte Heft, das noch nicht publiziert ist, publiziert werden. Bitte prüfen Sie, bevor Sie diese Funktion auslösen, ob alle Beiträge, die im Heft sind, tatsächlich auch eine entsprechende Einstellung im Feld „geplantes Heft“ haben bzw. alle Beiträge, die nicht in diesem Heft sind, eine andere Einstellung in diesem Feld haben. Denn alle Beiträge, deren „geplantes Heft“ auf dem zu publizierenden Heft steht, werden – sofern sie als „konvertiert“ markiert sind – als publiziert gekennzeichnet und es werden entsprechende Mitteilungen an die Autoren versendet. Das hiermit publizierte Heft wird als „publiziert“ markiert und das Datum und die Uhrzeit der Auslösung werden gespeichert.
Letztes Heft: Adressen ausgeben
Der Verlag veranlasst üblicherweise die Versendung eines Belegexemplars an die Autoren des Heftes. Hierfür benötigt er die Adressen der Autoren. Eine entsprechende Tabelle im csv-Format (kann z.B. mit Excel geöffnet werden) wird durch einen Klick auf diese Schaltfläche erzeugt und per E-Mail an die zuständige Schriftleitung versandt.
Tabellenkopf
Der Tabellenkopf enthält die Spaltenbeschreibungen für die nachfolgende Tabelle aller Beiträge, die auf jeder Seite 10 Beiträge enthält. Ein Klick auf die Überschriften ID, Beck-Id, Titel, Art, Autor, Co-Autor, Geplant, Frist/Eingegangen, Status oder Publiziert führt dazu, dass die Tabelle nach diesem Feld sortiert wird. Ein erneuter Klick auf den gleichen Feldnamen führt zur Umkehrung der Sortierreihenfolge.
Neuer Beitrag
Die erste Tabellenzeile auf jeder Seite dient zur Erfassung eines neuen Beitrags.
Der neue Beitrag
In dieser Zeile ist bereits diejenige ID ersichtlich, die der Beitrag nach seiner Erstellung erhalten soll. Im Feld „Titel“ ist der vorläufige Titel des neuen Beitrags einzugeben. Bei Arbeitstiteln empfiehlt sich der Zusatz „(AT)“, um Rückfragen der Autoren zu vermeiden. Bei „Art“ wird die Beitragsart und unter „Autor“ der Autor des Beitrags ausgewählt. Ist der Autor bereits in der Liste (Drop-Down-Menü) der mit der Zeitschrift assoziierten Autoren vorhanden, kann er einfach ausgewählt werden. Falls der Autor noch nicht vorhanden ist, bleibt die Auswahl auf „(...neuer Autor...)“, womit im nachfolgenden Anlegeprozess ein neuer Autorendatensatz generiert werden kann. Ein etwaiger Co-Autor kann erst nach der Generierung des neuen Beitragsdatensatzes erfolgen. Beim „geplanten Heft“ kann eines der zukünftigen Hefte ausgewählt werden. Dieses Feld kann aber auch freibleiben. Wird der Beitrag nicht für ein konkretes Heft vereinbart, erhält der Autor alle 30 Tage eine Projekterinnerung. Als Status kann „vereinbart“, „angeboten“ oder „eingesandt (unverlangt)“ ausgewählt werden. Die Status sind unten erläutert; die Benachrichtigungstexte sind freilich an den gewählten Status angepasst. Ist das Kontrollkästchen hinter dem ✉️ (Brief)-Symbol aktiviert, was standardmäßig der Fall ist, erhält der Autor über die Erfassung eine E-Mail-Benachrichtigung. Ein Klick auf das 📥-Symbol löst die Erstellung des neuen Beitragsdatensatzes aus.
Der neue Autor
Wird „(...neuer Autor...)“ zum Erstellen eines neuen Autors ausgewählt, erfolgt eine Abfrage in der zuerst die E-Mail-Adresse des neuen Autors, dann sein Vorname und sodann sein Nachname abgefragt. Die Erstellung des neuen Autors kann bei jeder dieser Abfragen durch einen Klick auf "Abbrechen" abgebrochen werden. Die anderen persönlichen Daten wird der Autor später selbst erfassen. Es ist elementar wichtig, dass die E-Mail-Adresse des Autors richtig ist. Es sollte diejenige sein, unter der er mit der Schriftleitung zuletzt kommuniziert hat, üblicherweise also diejenige, unter dem er das Beitragsangebot gemacht hat. Es hat sich bewährt, die E-Mail-Adresse aus dieser E-Mail hier einzukopieren. Die E-Mail-Adresse dient der eindeutigen Identifizierung des Autors. Ist schon ein Autor mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden, macht das nichts: Das Programm erkennt dies selbständig, legt keinen neuen Datensatz an und verfährt mit dem Autor, als wäre er aus der Auswahlliste ausgewählt worden. (Dies kommt planmäßig vor, wenn der Autor schon für eine andere Zeitschrift, die SLT verwendet, aber noch nicht für Ihre Zeitschrift geschrieben hat. Er muss dann aus Datenschutzgründen zunächst mit Ihrer Zeitschrift assoziiert werden, was dann geschieht.) Der neue Autor erhält neben der E-Mail über den Beitragsvorschlag auch eine E-Mail, um sich als Autor zu registrieren. Er kann dort online seine persönlichen Daten eingeben und die Datenschutzerklärung abgeben.
Spalte: ID
Die (SLT-)ID dient der ein-eindeutigen Identifizierung aller Beiträge. Nach dem Prefix „SLT“ folgt die laufende Nummer des Beitrags in der jeweiligen Zeitschrift und danach die Id-Nummer der betreffenden Zeitschrift. Die Elemente sind durch den Unterstrich (_) getrennt. Die Id des ersten Beitrags in der SpuRt lautet also: SLT_0001_1. Vor der Umstellung auf Mandantenfähigkeit vergebene IDs für SpuRt-Beiträge weisen das Format „SLT_0001“ auf. Sie werden korrekt erkannt und verarbeitet. Erreicht der Beitragszähler einer Zeitschrift die "9999", beginnt der Zähler mit 1 von vorne. Das ist wegen der begrenzen Speicherdauer der Beiträge unproblematisch.
Spalte: Beck-Id
Die Beck-Id ist die Id, die in Flowmags für den Beitrag vergeben wird. Ist sie nicht vorhanden, kann der Beitrag nicht als „konvertiert“ markiert werden. Die Beck-Id wird auf dem automatisch generierten Honorarbogen angegeben. Da dieser automatisch mit der Mitteilung über die Konvertierung des Beitrags versand wird, ist die Angabe erforderlich. Mit einem Klick auf den ✏️ kann die Beck-Id bearbeitet werden. Der Autor wird über die Änderung nicht gesondert informiert.
Spalte: Titel
Der Titel des Beitrags. Mit einem Klick auf den ✏️ kann der Titel bearbeitet werden. Der Autor wird über die Änderung nicht gesondert informiert. Der Titel kann maximal 90 Zeichen lang sein. Eine Erfassung von Sonderzeichen u.ä. ist hier unproblematisch, aber natürlich in der Publikation untunlich. Bei Arbeitstiteln empfiehlt sich der Zusatz „(AT)“, um Rückfragen der Autoren zu vermeiden.
Spalte: Art
Diese Spalte beschreibt die Art des Beitrags für die Fachzeitschrift. Das System kennt die nachfolgenden „Arten“. Damit diese Beitragsarten in den „Beiträgen“ zur Verfügung stehen, müssen sie bei den Zeitschrifteneinstellungen ausgewählt worden sein.
| Code | Art |
|---|---|
| 0 | Aufsatz |
| 1 | Anmerkung |
| 2 | Abhandlung |
| 3 | Bericht |
| 4 | Editorial |
| 5 | Rezension |
| 6 | RSpr-Beitrag |
| 7 | Entsch.-Bespr. |
Die Beitragsarten sind selbsterklärend und beschreiben die verschiedenen Publikationsformen für die Fachzeitschriften. Im Verständnis der SpuRt ist die „Abhandlung“ länger als ein „Aufsatz“. Eine „Entscheidung“ ist ein selbständiger Entscheidungstext, der unabhängig von einer Anmerkung publiziert werden kann. Eine „Anmerkung“ ist eine Anmerkung zu einer Entscheidung, die gemeinsam mit einer „Entscheidung“ publiziert wird. Eine „Entsch.-Bespr.“ kombiniert Entscheidung und Anmerkung zu einer gemeinsamen „Entscheidungsbesprechung“, die einheitlich abgedruckt wird (wie zB in der GRUR-Prax).
Bei Rechtsprechungsbeiträgen mit Anmerkungen ist es wichtig, dass sowohl der Rechtsprechungsbeitrag als auch die Anmerkung als jeweils ein Beitrag erfasst werden, weil diese von verschiedenen „Autoren“ (also dem Einsender der Entscheidung und dem Autor der Anmerkung) stammen können und damit auch separat vergütet würden. Bei der Eingabe der Beck-Id ist darauf zu achten, dass diese für beide Beiträge identisch ist.
Spalte: Autor (Honorarbogen aka „HB“) / Co-Autor (HB)
Solange der Beitrag noch nicht eingegangen und als solcher im System vermerkt worden ist (vgl. sogleich die Status), können hier die Autorenangaben noch verändert werden. Da es sich bei einem Autorenwechsel um einen außergewöhnlichen Vorgang handelt, kann dieser zwar vorgenommen werden, aber das Programm kennt keine Benachrichtigungsoption hierfür. Die Kommunikation muss die zuständige Schriftleitung selbst vornehmen. Das Gleiche gilt für eine Änderung des Co-Autors mit der Ausnahme, der erstmaligen Benennung oder der Erstellung eines neuen Co-Autors für einen Beitrag. Er erhält dann die gleichen Benachrichtigungsmitteilungen wie der Autor (s.o.).
Ist das Kontrollkästchen hinter dem Namen des Autors und Co-Autors aktiviert, bedeutet dies, dass der Honorarbogen für diesen Beitrag vom Autor zurückgesendet wurde und bei der Schriftleitung eingegangen ist. Der Eingang des Honorarbogens muss hier vermerkt werden, weil der Autor ansonsten vom System unberechtigte Rücksendungserinnerungen erhält. Ausnahmsweise kann der Vermerk entfallen, wenn a) ein Honorarbogen für einen Beitrag mit der gleichen Beck-Id vom identischen Autor bereits eingegangen ist (Fall: Einsendung einer und Anmerkung zu einer Entscheidung vom identischen Autor) oder b) der Autor als Herausgeber der Zeitschrift vermerkt ist. In beiden Fällen wird das beim nächsten Wartungslauf vom Programm erkannt. In beiden Fällen wird der Eingang automatisch vermerkt und vom System nicht weiter verfolgt. Bei Herausgebern wird also der Eingang des Honorarbogens fingiert, weil erstens mit Streit über die Rechte nicht zu rechnen und der Buchhaltung die Abrechnungsdaten des Herausgebers mit Sicherheit bekannt sind. Erfolg die Abgabe des Honorarbogens über die App, wird die Abgabe natürlich automatisch vermerkt.
Spalte: Frist/Eingegangen
Diese Spalte kann zwei verschiedene Werte anzeigen. Ist der Beitrag noch nicht eingegangen, gibt das Feld, wann der Beitrag erwartet wird. Liegt der Beitrag vor, wird das Eingangsdatum angezeigt.
Nicht eingegangener Beitrag
Ist ein Beitrag noch nicht eingegangen, wird die Frist angezeigt, zu der der Beitrag eingegangen sein muss.
Dies bestimmt sich in erster Linie nach einem eingetragenen Termin, falls einer eingetragen ist (in der Praxis nicht der Regelfall), und in zweiter Linie nach dem geplanten Heft. Ist kein Abgabetermin eingetragen, wird als Abgabetermin der Redaktionsschluss des geplanten Heftes genommen. Dieser wird angezeigt. Der Abgabetermin aus dem Redaktionsschluss kann mit dem ✏️ bearbeitet werden. Damit wird ein echter Abgabetermin gesetzt.
Wird mit dem ✏️ ein echter Abgabetermin eingetragen, wird dieser maßgeblich. Dies ist unabhängig von einem „geplanten Heft“ möglich. Ist kein geplantes Heft eingetragen, wird der Abgabetermin alleine maßgeblich. Er kann nicht in der Vergangenheit liegen.
Ist ein geplantes Heft vermerkt und wird zusätzlich ein Abgabetermin eingetragen, unterliegt dieser einer weiteren Plausibilitätskontrolle. Dieser kann vor oder nach dem Redaktionsschluss des geplanten Heftes liegen je nachdem, ob man dem Autor mehr oder weniger Zeit für die Erstellung des Beitrags geben möchte. Der Abgabetermin kann aber nicht nach dem Abgabetermin des geplanten Heftes liegen.
Die Schriftleitung wird über die Ablehnung eines eingetragenen Termins informiert. Die Autoren eines Betrags werden über jede Änderung der Terminierung automatisch informiert, sofern diese Benachrichtigung in der nachfolgenden Sicherheitsabfrage nicht automatisch abgewählt wird.
Sowohl für eingetragene Abgabetermine als auch aus dem Redaktionsschluss errechnete Abgabetermine erhält der Autor E-Mail-Erinnerungen, solange der Eingang des Beitrags nicht im System vermerkt wird. Wird der Abgabetermin überschritten, wird das Datum in roter Schriftfarbe vermerkt. Die Schriftleitung muss dann selbständig tätig werden.
Ist weder ein geplantes Heft eingetragen, noch ein Abgabetermin eingetragen, ist der Beitrag entfristet. Das hat sich in der Praxis als „gefährlich“ erwiesen, weil solche Beiträge von Autoren häufig zugesagt, aber ebenso häufig in der Hektik des Tagesgeschäfts „vergessen“ werden. Deswegen erhalten Autoren vom System regelämßig (alle 30 Tage) Projekterinnerungen.
Eingegangener Beitrag
Ist ein Beitrag eingegangen, erscheint in grüner Schrift hinter einem „E:“ das Eingangsdatum des Beitrags. Mit dem ✏️ kann das regelmäßig automatisch gesetzte Eingangsdatum bei Bedarf manuell angepasst werden. Dies kann z.B. erforderlich werden, wenn ein per E-Mail eingegangener Beitrag erst nach einiger Zeit (was vermieden werden sollte) den Status „eingegangen“ erhält. Das Datum kann dann auf das tatsächliche Eingangsdatum gesetzt werden.
Spalte: Geplant
Sofern der Beitrag nicht durch Ablehnung o.ä. erledigt ist (dann ist das Feld gesperrt), dann kann hier dasjenige Heft ausgewählt werden, in dem der Beitrag veröffentlicht werden soll. Der Autor des Beitrags erhält über jede Änderung hier eine Benachrichtigung, sofern die in der anschließenden Sicherheitsabfrage nicht manuell abgewählt wird.
Spalte: Status
Das System kennt für Beiträge folgende Status:
| Code | Status | Mögliche Status |
|---|---|---|
| 0 | vereinbart | 30,31,32,40,41,60,91 |
| 10 | angeboten | 0,80,91 |
| 20 | eingesandt (unverl.) | 31,32,40,41,60,91 |
| 30 | eingegangen | 31,32,40,41,60,91 |
| 31 | eing. in Überarb. | 33,91 |
| 32 | eing. in Review | 34,91 |
| 33 | eing. zurück v. Ü | 32,40,41,60,91 |
| 34 | eing. zurück v. R | 31,40,41,60,91 |
| 40 | red. angenommen | 60,91 |
| 41 | ang. in Überarb. | 42 |
| 42 | ang. zurück Ü | 60,91 |
| 50 | red. abgelehnt | |
| 60 | konvertiert | 61,70,91 |
| 61 | konv. Freigabe | 70 |
| 70 | publiziert | |
| 80 | abgelehnt | |
| 90 | nicht eingegangen | 0 |
| 91 | zurückgezogen | |
| 92 | Akquise abgel.100 | |
| 93 | unvollständige Akq.100 | |
| 100 | in Akquise |
Ein neuer Status für einen Beitrag kann über das Drop-Down-Menü angewählt werden. Im Ausgangspunkt erhält der Autor (und der Co-Autor) eine Benachrichtigung über die Statusänderung, wenn diese nicht in der aufpoppenden Sicherheitsabfrage händisch abgewählt wird. Die Benachrichtigungen sind kontextsensitiv.
Für das Redaktionssystem haben die Status folgende Bedeutung:
0 - vereinbart
Der Autor und der Schriftleiter haben, häufig nach einem mehr oder wenigen intensiven Austausch über den Beitrag und seine Gliederung, vereinbart, dass ein konkreter Beitrag für die Zeitschrift erstellt werden soll. Dieser Status kann also nach einem persönlichen Kontakt zwischen den beiden oder etwa auch dann gewählt werden, wenn sich der Schriftleiter von einem schriftlich skizzierten Beitragsangebot via E-Mail (Status 1 - angeboten) hat überzeugen lassen.
Möglicher vorheriger Status:
- keiner oder „1 - angeboten“
10 - angeboten
Der Autor hat (ohne Einreichung eines prüfbaren Manuskripts) einen mehr oder wenig konkret skizzierten Beitrag zur Veröffentlichung in der Zeitschrift angeboten (häufig via E-Mail oder über ein Kontaktformular). Auch die App ermöglicht es den registrierten Autoren, Beitragsvorschläge direkt zu machen. Sie werden unmittelbar mit Status 1 in der Datenbank gespeichert.
20 - eingesandt (unverlangt)
Der Autor hat einen konkreten Beitragsvorschlag gemacht, mit dem bereits ein Manuskript übermittelt wurde. Das Eingangsdatum des Manuskripts wird bei dieser Statusart automatisch vermerkt.
30 - eingegangen
Der vereinbarte Beitrag ist eingegangen. Das Eingangsdatum des Manuskripts wird automatisch vermerkt.
Möglicher vorheriger Status:
- 0 - vereinbart
Konsequenz:
- Autor und Co-Autor werden fixiert und können nicht mehr verändert werden
Hinweis:
- Dieser Status kann durch die direkte Auswahl eines Status 4, 5 oder 6 übersprungen werden
40 - red., angenommen
Der eingesandte Beitragsvorschlag ist redaktionell bearbeitet und wird zur Veröffentlichung angenommen. Das Eingangsdatum des Manuskripts, sollte es noch nicht eingetragen sein, wird automatisch vermerkt.
Mögliche vorherige Status:
- 0 - vereinbart
- 30 - eingegangen
Konsequenzen:
- Autor und Co-Autor werden fixiert und können nicht mehr verändert werden
Hinweis:
- Dieser Status kann durch die direkte Auswahl eines Status 4, 5 oder 6 übersprungen werden
50 - red., abgelehnt
Der eingesandte Beitragsvorschlag ist redaktionell bearbeitet und wird abgelehnt, weil er sich nicht zur Veröffentlichung eignet. Das Eingangsdatum des Manuskripts, sollte es noch nicht eingetragen sein, wird automatisch vermerkt.
Es empfiehlt sich dringend, diese Entscheidung durch ein Telefonat oder eine separate E-Mail mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl und Autoren-individuell zu kommunizieren. Eine Kommunikation nur durch die Systemmitteilung reicht nicht aus, zudem diese (in der Standardform) auf eine weitere Mitteilung verweist.
Mögliche vorherige Status:
- 0 - vereinbart
- 10 - eingesandt (unverl.)
- 30 - eingegangen
Konsequenz:
- Autor und Co-Autor werden fixiert und können nicht mehr verändert werden
- der Beitragsdatensatz gilt als „erledigt“ und wird nach 3 Monaten automatisch als gelöscht markiert und nach weiteren 3 Monaten automatisch gelöscht
60 - konvertiert
Das eingesandte Manuskript ist redigiert, auf dem Terminalserver zu einer Druckfahne konvertiert und in Flowmags exportiert. Der Versand der Druckfahne an den Autor/die Autoren ist in Flowmags veranlasst. Das Eingangsdatum des Manuskripts, sollte es noch nicht eingetragen sein, wird automatisch vermerkt.
Mögliche vorherige Status:
- 0 - vereinbart
- 30 - eingegangen
- 40 - red. angenommen
Voraussetzung:
- Es muss eine Beck-Id eingetragen sein.
Konsequenzen:
- Autor und Co-Autor werden fixiert und können nicht mehr verändert werden
70 - publiziert
Das Heft, für den der Beitrag geplant ist, ist in der Druckerei in den Druck gegangen und der Beitrag wird in diesem Heft abgedruckt.
Möglicher vorheriger Status:
- 60 - konvertiert (zwingend!)
Voraussetzung:
- Der Beitrag hat Status 60 - konvertiert.
Hinweis:
- Dieser Status kann nicht manuell für einen einzelnen Beitrag, sondern nur - wie oben beschrieben - durch die Publizieren-Funktion für alle Beiträge eines Heftes erfolgen!
Konsequenzen:
- der Honorarbogen wird dem Autor erneut übersandt, sofern er noch nicht zurückgelaufen ist
- das System überwacht automatisch den Rücklauf des Honorarbogens
- der Beitragsdatensatz gilt als „erledigt“ und wird nach 3 Monaten automatisch als gelöscht markiert und nach weiteren 3 Monaten automatisch gelöscht
- der Beitragsdatensatz wird nur noch angezeigt, wenn dies explizit ausgewählt wird (s.o.)
80 - abgelehnt
Der (als Konzept oder Gliederung skizzierte oder sonst umrissene) Beitragsvorschlag (ohne vorliegendes Manuskript) wird abgelehnt.
Es empfiehlt sich dringend, diese Entscheidung durch ein Telefonat oder eine separate E-Mail mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl und Autoren-individuell zu kommunizieren. Eine Kommunikation nur durch die Systemmitteilung reicht nicht aus, zudem diese (in der Standardform) auf eine weitere Mitteilung verweist.
Möglicher vorheriger Status:
- 1 - konvertiert (zwingend!)
Konsequenzen:
- Autor und Co-Autor werden fixiert und können nicht mehr verändert werden
- der Beitragsdatensatz gilt als „erledigt“ und wird nach 3 Monaten automatisch als gelöscht markiert und nach weiteren 3 Monaten automatisch gelöscht
90 - nicht eingegangen
Nach einer Vereinbarung eines Beitrags (Status 0 - vereinbart, s.o.), der nicht für ein konkretes Heft eingeplant ist („geplantes Heft“, s.u.), sind 300 Tage vergangen, in denen der Autor kein Manuskript vorgelegt hat, obwohl er 10 Erinnerungs-E-Mails erhalten hat. Das Publikationsprojekt wird abgebrochen, der Eingang des Manuskripts nicht mehr erwartet, der Autor automatisch entsprechend informiert.
Hinweis:
- Dieser Status kann nicht manuell vergeben werden, sondern wird automatisch festgesetzt.
- Bei besonders interessanten Themen hat es sich bewährt, den Autor persönlich anzusprechen, um doch noch die Publikation des Beitrags nach Hereingabe eines Manuskripts zu erreichen.
- Eine Wiederaufnahme des Publikationsprojekts ist durch einen „Override“ (s.u.) auf Status „0 - vereinbart“ möglich. Die 300 Tage beginnen dann ab dem Statusänderungsdatum von neuem.
Möglicher vorheriger Status:
- 0 - vereinbart
Voraussetzungen:
- 10 automatische Erinnerungen durch das System (wird automatisch geprüft)
- „geplantes Heft“ ist nicht gesetzt (wird automatisch geprüft)
Konsequenzen:
- Autor und Co-Autor werden fixiert und können nicht mehr verändert werden
- der Beitragsdatensatz gilt als „erledigt“ und wird nach 3 Monaten automatisch als gelöscht markiert und nach weiteren 3 Monaten automatisch gelöscht
Status-Override
Der Status kann durch einen manuellen Eingriff und Eingabe der Statusnummer (nur der nummerische o.g. Status-Code) auf einen der o.g. Status gesetzt werden.
Achtung! Die Vergabe eines unrichtigen Status in Kombination mit nicht-passenden anderen Feldeinstellungen kann unerwartete Reaktionen des Programms und unsinnige Benachrichtigungen an den jeweiligen Autor und u.U. sogar Fehlfunktionen des Programms nach sich ziehen. Überlegen Sie vorher genau, was Sie tun!
Bekannte Anwendungsfälle:
- Übersehene, aber notwendige Erfassung eines Co-Autors für einen Beitrag, der schon als „eingegangen“ markiert wurde. (Lösung: Override auf Status 0, Co-Autor erfassen, Eingang nicht erneut erfassen, sondern mit Status 4, 5 oder 6 fortfahren, denn sonst erhält der bereits erfasst Autor eine doppelte Eingangsbestätigung)
- „Wiederaufnahme“ eines nicht-abgegebene Beitrags (Status 9)
Voraussetzungen:
- Benutzer hat Userlevel 9, ist also i.d.R. der Schriftleiter selbst
Spalte: Publiziert
Ist der Beitrag publiziert worden, steht hier das Heft, in dem er publiziert worden ist. Ist ein Beitrag beim Publizieren des gesamten Heftes vergessen worden, kann hier durch Auswahl des Heftes der Beitrag nachträglich noch mit dem Status versehen werden. Der Autor erhält automatische Mitteilungen. Ist ein Beitrag beim Publizieren vergessen worden, ist es - nach Setzen der entsprechenden Voraussetzungen - ebenso gefahrlos möglich, erneut den Button für das Publizieren des gesamten Heftes zu verwenden. Es werden nur diejenigen Beiträge publiziert, die noch nicht publiziert sind.
Spalte: Aktion
Für Bestandsbeiträge stehen hier drei weitere Aktionen zur Verfügung:
E-Mail-Aktionen: ✉️
Durch einen Klick auf den ✉️ wird eine Auswahl für weitere beitragsbezogene E-Mail-Aktionen aufgerufen, hier ist der Versand folgender weiterer standardisierter E-Mails möglich:
- Persönliche Daten eingeben/ergänzen (self-edit)
- Honorarbogen erneut versenden
- Hinweise zur redaktionellen Überarbeitung versenden (sog. Edits)
- Antwort-E-Mail auf Nachfrage zum Veröffentlichungszeitpunkt
Papierkorb: 🗑
Mit einem Klick auf den 🗑 wird der Datensatz - nach einer Sicherheitsabfrage - als gelöscht markiert und nicht mehr angezeigt. Er wird auch bei allen automatischen Programmfunktionen nicht mehr berücksichtigt, allerdings nach weiteren drei Monaten automatisch aus der Datenbank entfernt.
Sollten Sie einen Beitragsdatensatz versehentlich gelöscht haben, kann er wiederhergestellt werden. Bitte wenden Sie sich dazu an den SLT-Support.
Beitrags-History: ⓘ
Ein Klick auf das ⓘ-Symbol zeigt die sog. History des Beitrags an. Dies ist eine Textdatei, die sämtliche händische und automatische Änderungsvorgänge an dem Beitrag dokumentiert.
Dies ist - als Beispiel - die History-Datei des SpuRt-Beitrags SLT_0579, eine Anmerkung zu einem landgerichtlichen Urteil von Herrn Prof. Dr. Michael Grünberger. (Persönliche Angaben wurden anonymisiert.)
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Erstellung eines neuen Beitrags angefordert.
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Titel: Anm. z. LG Memmingen, Urt. v. 27.08.2021 (Stadtbachfischer)
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Beitragsart: Anmerkung
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Für den Beitrag ist die Anlage eines neuen Autors angefragt.
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: E-Mail-Adresse des neuen Autors: gruenberger@domain.de
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Name des neuen Autors: Michael Grünberger
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Der neue Autor für diesen Beitrag wurde erfolgreich generiert und in die Datenbank geschrieben (ID: 301).
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Der neue Beitrag wurde erfolgreich in die Datenbank eingetragen.
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Autor: Grünberger, Michael
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Geplantes Heft: 5/2021
09.07.2021 10:39:21 janforth@domain.de: Status: vereinbart
09.07.2021 10:39:23 janforth@domain.de: Der neue Autor wurde per E-Mail darum gebeten, seine Daten zu komplettieren.
09.07.2021 10:39:23 janforth@domain.de: Der Autor hat über die Neuanlage des Beitrags in der Datenbank eine statussensitive E-Mail erhalten.
09.07.2021 10:39:38 janforth@domain.de: Für den Beitrag ist die Eintragung einer Abgabefrist auf 27.08.2021 angefragt.
09.07.2021 10:39:38 janforth@domain.de: Abgabefrist geändert. Neue Abgabefrist: 27.08.2021
09.07.2021 10:39:38 janforth@domain.de: Autor und ggf. Co-Autor wurden über die Fristverlängerung über den allgemeinen Redaktionsschluss hinaus per E-Mail informiert.
25.07.2021 20:23:56 janforth@domain.de: Titel erfolgreich geändert. Neuer Titel: Anm. z. LG Memmingen, Urt. v. 28.07.2021 (Stadtbachfischer)
04.08.2021 16:30:05 janforth@domain.de: Neuer Status erfolgreich auf 3 (eingegangen) gesetzt.
04.08.2021 16:30:05 janforth@domain.de: Als Eingangsdatum des Beitrags wurde das aktuelle Datum vermerkt.
04.08.2021 16:30:05 janforth@domain.de: Autor und ggf. Co-Autor haben eine E-Mail als Eingangsbestätigung erhalten.
04.08.2021 16:48:33 janforth@domain.de: Neuer Status erfolgreich auf 4 (red., angenommen) gesetzt.
04.08.2021 16:48:33 janforth@domain.de: Autor und ggf. Co-Autor haben eine E-Mail als Annahmebestätigung erhalten.
11.08.2021 09:10:56 janforth@domain.de: Beck-ID erfolgreich geändert. Neue Beck-ID: SpuRt_2021_500001_1
11.08.2021 09:11:00 janforth@domain.de: Neuer Status erfolgreich auf 6 (konvertiert) gesetzt.
11.08.2021 09:11:01 janforth@domain.de: Der Autor hat eine E-Mail als Benachrichtigung über die Konvertierung (mit Honorarbogen) erhalten.
15.08.2021 18:38:28 [System]: Es wurden 1 Honorarbogen-Benachrichtigung(en) für Autor 301 gelöscht.
15.08.2021 18:38:28 falk.matthies@domain.de[@App]: Honorarbogenstatus geändert. Jetzt: Vorhanden.