SLT-Zeitschriftenredaktionssystem

Herzlich willkommen beim SLT-Zeitschriftenredaktionssystem. SLT ist die Abkürzung für „SchriftLeiterTools“ und soll die Schriftleiter (also die Redaktion oder Chefredaktion) von Fachzeitschriften bei der Abwicklung ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Das System kommt aus der Schriftleiterpraxis und ist für die Praxis. Es wurde von einem Schriftleiter selbst entwickelt, ist seit Januar 2020 bei der Zeitschrift für Sport und Recht (SpuRt) im praktischen Einsatz und wird fortlaufend weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt. Insbesondere auch für die Autoren und die Einsender der wissenschaftlichen Beiträge ist die Software mit erheblichen Erleichterungen und Benefits verbunden. Die Autoren bleiben immer über den Zustand Ihrer Publikation auf dem Laufenden und können sich jederzeit selbst über den Status informieren bzw. Änderungen vornehmen.

Überblick

Die grundlegenden Strukturen des Systems stellen sich wie folgt dar:

Anwender

Das System wird benutzt von Schriftleitern und deren Mitarbeitern (Schriftleitung = Redaktion, also Benutzer). Die Benutzer müssen sich am System anmelden, damit sie es verwenden können. Für unterschiedliche Berechtigungen gibt es Userlevel, wobei der höchste Level 9 ist. Diese Berechtigung bekommt der verantwortliche Schriftleiter (Schriftleiter), womit er die umfänglichsten Änderungen am System und alle Einstellungen vornehmen kann. Die Verfasser der Beiträge (Autoren) sind regelmäßig Adressaten von Mitteilungen des Systems. Ein Log-in (wie für Benutzer) ist für sie nicht vorgesehen. Sie können sich aber über die SLT-App über den aktuellen Stand der von ihnen eingereichten Beiträge informieren. Über Web-Tokens, die den Autoren bei Bedarf automatisch zugesandt werden, können sich Autoren kurzzeitig beim System identifizieren, um persönliche Daten und Abrechnungsdaten im System einzugeben. Eine besondere Arbeitserleichterung für die Autoren stellt die automatische Versendung vollständig vorausgefüllter Honorarbögen dar, die nun ohne großen Aufwand zurückgesandt werden können.

Objekte

Das System kann verschiedene Zeitschriften verwalten und ist insoweit mandantenfähig. Eine Zeitschrift besteht aus Heften (Ausgaben) und Beiträgen (Aufsätze, Artikel und alle weiteren Texte), wobei letztere immer einem konkreten Autor zugeordnet sind. Die Benutzer können Berechtigungen für verschiedene Zeitschriften haben. Sie sehen nur die Beiträge ihrer Zeitschrift. Die Autoren sind hingegen global angelegt, weil ein Autor natürlich in verschiedenen Zeitschriften eines Verlages schreiben kann. Die jeweilige Schriftleitung kann aber aus Gründen der Datensparsamkeit die persönlichen Daten eines Autors erst dann ansehen, wenn der Autor mit einer Zeitschrift assoziiert ist, also zumindest einmal für einen Beitrag in dieser Zeitschrift erfasst wurde. Die Mitteilungen des Systems werden hinsichtlich Absender und Signatur usw. automatisch an die jeweilige Zeitschrift angepasst. Globale Mitteilungen oder Mitteilung an eine Schriftleitung kommen vom SLT-Zeitschriftenredaktionssystem (slt@sltserver.de) als Absennder.

Leistungen

Das System entlastet die Schriftleitung insbesondere von Standardmitteilungen, die ohne softwaremäßige Unterstützung die Erstellung und Versendung einer Vielzahl häufig gleichförmiger E-Mails bedeuten. Über alle beitragsbezogenen Aktionen und Notwendigkeiten werden die Autoren automatisch informiert, wie etwa die Vereinbarung, der Eingang oder die Publikation eines Beitrags. Das System übernimmt selbständig Erinnerungen der Autoren wie etwa an einen nahenden Redaktionsschluss. Dies hat sich im Hinblick auf die Vorlage und die Qualität der Beiträge als äußerst hilfreich erwiesen. Das SLT-Zeitschriftenredaktionssystem unterstützt durch Mitteilungen auch die Schriftleitung. Es werden nicht nur die nahenden Redaktionsschlüsse überwacht, sondern das System erinnert z.B. auch daran, falls Beitragsvorschläge zu lange unbearbeitet liegen bleiben oder Autoren ihre Honorarbögen nicht zurücksenden. Die Wartung der Datenbanken, der Versand der E-Mails und die Kontrolle aller Daten erfolgt vollautomatisch. System, Texte und Mitteilungen sind zu einem hohen Grad bereits jetzt durch eigene Einstellungen an individuelle Bedürfnisse anpassbar. Autoren und Mitglieder der Schriftleitung, die die zugehörige iOS-App benutzen, erhalten die Benachrichtigungen außerdem als Push-Nachricht.

Anmeldung

Die Anmeldung zum System erfolgt über die Webseite https://www.sltserver.de/. Die Anmeldung erfordert die Eingabe der E-Mail-Adresse des Benutzers (als Benutzername) und eines Passworts. Neuen Benutzern wird das Passwort automatisch generiert udn an die E-Mail-Adresse übersandt. Es muss nach dem ersten Login geändert werden (Einmalpasswort), wobei das neue Passwort mindestens 8 Zeichen lang sein muss und einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten muss. Die Anmeldung zum System erfordert immer eine Zwei-Faktor-Identifizierung. Dafür wird an die Handynummer des Benutzers ein Code versendet, der eingegeben werden muss. Dieser Prozess kann für 30 Tage vereinfacht werden, im das Kontrollkästchen hinter „Ich möchte auf diesem Rechner für 30 Tage eingeloggt bleiben:“ angeklickt wird. Dann muss erst nach 30 Tagen wieder eine vollständige Anmeldung erfolgen. Bitte verwenden Sie diese Funktion nicht auf Rechnern, die öffentlich zugänglich sind. Jeder, der diesen Rechner verwenden kann, hätte dann über den Browser Zugriff auf das SLT-Zeitschriftenredaktionssystem. Bei Datenbank kann derzeit nur die SLT-Produktivdatenbank ausgewählt werden. Der Zugriff auf eine Testdatenbank (für Trainings- und Schulungszwecke) ist für eine spätere Version vorgesehen.